İZNİK OVA KÖYLERİ SULAMA BİRLİĞİ HARCAMA ESASLARI
VE KULLANILACAK HARCAMA BELGELERİ YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ KISIM
Genel Hükümler
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç ve kapsam
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, sulama birliklerinde harcama sürecinin esasları, süreçte sorumlu olanların yetki ve sorumlulukları ile harcamalarda ödeme belgesine bağlanacak kanıtlayıcı belgeleri ve bunlardan bu Yönetmelikte düzenlenmesi gerekenlerin şekil ve türlerini belirlemektir.
Dayanak
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, 08.03.2011 tarihli ve 6172 sayılı Sulama Birlikleri Kanununun 2 nci maddesi ile Birlik Ana Statüsünün 60 ıncı maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
- a) Avans: İvedi ve zorunlu hallerde, bir iş ve hizmet alımı için kullanılmak üzere mutemetlere yapılan ödemeyi,
- b) Başkan: İznik Ova Köyleri Sulama Birliği Başkanını,
- c) Başkanlık: İznik Ova Köyleri Sulama Birliği Başkanlığını,
ç) Birlik geliri: Birlik mevzuatına dayanılarak toplanan pay veya benzeri gelirler, sulama suyu ücretleri, faiz, zam ve ceza gelirleri, taşınır ve taşınmazlardan elde edilen her türlü gelirler ile hizmet karşılığı elde edilen gelirler, alınan bağış ve yardımlar ile diğer gelirleri,
- d) Birlik gideri: Birlik mevzuatına dayanılarak yaptırılan iş, alınan mal ve hizmet bedelleri, sosyal güvenlik katkı payları, iç ve dış borç faizleri, borçlanma genel giderleri, ekonomik, mali ve sosyal transferler, verilen bağış ve yardımlar ile diğer giderleri,
- e) Birlik: İznik Ova Köyleri Sulama Birliğini,
- f) Bütçe: Belirli bir dönemdeki gelir ve gider tahminleri ile bunların uygulanmasına ilişkin hususları gösteren ve usulüne uygun olarak yürürlüğe konulan belgeyi,
- g) Fatura: İş, mal veya hizmet alımlarında, işin, malın veya hizmetin özelliğine veya alımın yapıldığı yere göre düzenlenmesi gereken belgelerden;
1) Faturayı,
2) Fatura yerine geçen belgelerden serbest meslek makbuzu, gider pusulası, müstahsil makbuzu, giriş ve yolcu taşıma biletleri ile Uluslararası Hava Taşıyıcıları Birliği üyesi şirketlerce düzenlenen elektronik yolcu biletlerini, akaryakıt pompalarına bağlı ödeme kaydedici cihazlara ait satış fişini,
3) Kanunen yukarıdaki belgeleri düzenlemek zorunda olmayanlardan alınan Yönetmelik eki Harcama Pusulasını (Örnek: 1),
4) 31.12.2005 tarihli ve 26040 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin Görevlendirilmeleri, Yetkileri, Denetimi ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte belirlenen asgari bilgileri taşıyan alındıyı (Örnek: 2),
5) Yurtdışında yapılan iş ve hizmet alımları ile mal alım bedellerinin ödenmesinde ise, yerel teamüle uygun olarak düzenlenen ve birim amiri veya ilgili mevzuatında belirtilen yetkililerce onaylı tercümeleri ekli fatura veya benzeri belgeleri,
- h) Harcama birimi: Bütçenin uygulanması açısından birliği,
ı) Harcama Talimatı: Kamu ihale mevzuatına tabi olmayan bir giderin idare adına geçici veya kesin olarak ödenebilmesi için giderin konusunu, gerekçesini, yapılacak iş veya hizmetin süresini, tutarını, kullanılabilir ödeneğini, tertibini, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgileri gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgeyi (Örnek: 3),
- i) Harcama yetkilisi: Birlik başkanını,
- j) Mali yıl: Takvim yılını,
- k) Muhasebe birimi: İdari ve mali hizmetler birimini,
- l) Muhasebe hizmeti: Gelir ve alacakların tahsili, giderlerin ve borçların hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemlerini,
- m) Mutemet: Harcama yetkilisi tarafından yazılı olarak görevlendirilen ve kendisine verilen avanslarla sınırlı olarak yapacağı harcamalar konusunda harcama yetkilisine karşı sorumlu, bunların mahsubuna ilişkin belgeleri muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade etmekle yükümlü olan harcama yetkilisi mutemedini;
- n) Onay Belgesi: İhale usulüyle yapılacak alımlarda, kamu ihale mevzuatında standart form olarak belirlenen ihale onay belgelerini; doğrudan temin suretiyle veya kamu ihale mevzua-tında belirtilen istisnai alımlarda ise alım konusu işin nevi, niteliği varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgeyi (Örnek: 4)
- o) Ödeme Belgesi: Birlikçe, bütçeden yapılacak kesin ödemeler için düzenlenen Ödeme Emri Belgesini (Örnek:5); avans suretiyle yapılacak ödemelerde ise Muhasebe İşlem Fişini, (Örnek: 6),
ö) Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı: Doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılacak alımlarda; alımı yapmakla görevlendirilen kişi veya kişilerce yapılan piyasa fiyat araştırması sonucunda alınan teklifleri, uygun görülen fiyat ile yükleniciyi gösteren ve söz konusu kişi veya kişilerce imzalanan tutanağı (Örnek: 7), ifade eder.
İKİNCİ KISIM
Harcama Esasları
BİRİNCİ BÖLÜM
Harcama Görevlileri, Sorumlulukları ve Giderlerin Gerçekleştirilmesi
Harcama Yetkilisi
MADDE 4- (1) Birliğin harcama yetkilisi birlik başkanıdır. Birlik başkanı bu yetkisini birlik müdürüne devredebilir. Yetki devri durumunda, yetki devredilen birlik müdürünün harcama yetkisine limit getirilebilir. Harcama yetkisinin devredilmesi, birlik başkanının sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
(2) Harcama yetkilisi, bütçe ödeneklerinin verimli, tutumlu ve yerinde harcanmasından sorumludur.
(3) Harcama yetkilisi bütçede öngörülen ödenekleri kadar, yetki devredilen harcama yetkilisi ise yetkide belirtilen limite kadar harcama yetkisini kullanabilir.
(4) Harcama yetkilisi, birlik meclisine karşı sorumludur.
(5) Harcama yetkilisi, bu sorumluluğun gereklerini birlik müdürü ile İdari ve Malî İşler Birimi aracılığıyla yerine getirir.
Mali İşler Sorumlusu
MADDE 5– (1) Mali işler sorumlusu, birliğin gelir ve giderlerine yönelik evrakın düzenlenmesi, tahakkuk, tahsilât ve ödemelerin yapılması ile ilgili işlemlerin yürütülmesini sağlar.
(2) Muhasebe hizmeti işlemlerini yürütenler saymandır.
(3) Sayman, bu hizmetlerin yapılmasından ve muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumludur.
(4) Sayman ödeme aşamasında, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde;
- a) Yetkililerin imzasını,
- b) Ödemeye ilişkin ilgili mevzuatında sayılan belgelerin tamam olmasını,
- c) Maddi hata bulunup bulunmadığını,
- d) Hak sahibinin kimliğine ilişkin bilgileri,
Kontrol etmekle yükümlüdür.
(5) Sayman, bu Yönetmelikte düzenlenmiş belgeler dışında belge arayamaz. Yukarıda sayılan konulara ilişkin hata veya eksiklik bulunması halinde ödeme yapamaz. Belgesi eksik veya hatalı olan ödeme emri belgeleri, düzeltilmek veya tamamlanmak üzere en geç bir iş günü içinde gerekçeleriyle birlikte harcama yetkilisine yazılı olarak gönderilir. Hataların düzeltilmesi veya eksikliklerin giderilmesi halinde ödeme işlemi gerçekleştirilir.
(6) Sayman işlemlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri muhafaza eder ve denetime hazır bulundurur.
(7) Saymanın yapacağı kontrollere ilişkin sorumlulukları, görevleri gereği incelemeleri gereken belgelerle sınırlıdır.
(8) Sayman adına ve hesabına para ve parayla ifade edilebilen değerleri geçici olarak almaya, vermeye ve göndermeye yetkili olanlar sayman mutemedidir. Sayman mutemetleri doğrudan saymana karşı sorumludur.
Gerçekleştirme Görevlileri
MADDE 6- (1) Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler.
(2) Elektronik ortamda oluşturulan ortak bir veri tabanından yararlanmak suretiyle yapılacak harcamalarda, veri giriş işlemleri gerçekleştirme görevi sayılır.
(3) Gerçekleştirme görevlileri, bu Yönetmelik çerçevesinde yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumludurlar.
Harcama talimatı ve sorumluluk
MADDE 7- (1) Bütçeden harcama yapılabilmesi, harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle mümkündür. Harcama talimatlarında hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgiler yer alır.
(2) Harcama yetkilisi, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu mevzuat çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumludur.
Giderin gerçekleştirilmesi
MADDE 8- (1) Bütçeden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekir. Giderlerin gerçekleştirilmesi; harcama yetkilisince belirlenen gerçekleştirme görevlisi tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır.
Ödenemeyen giderler ve bütçeleştirilmiş borçlar
MADDE 9- (1) Ödeme emri belgesine bağlandığı halde ödenemeyen tutarlar, bütçeye gider yazılarak emanet hesaplarına alınır ve buradan ödenir. Ancak, malın alındığı veya hizmetin yapıldığı mali yılı izleyen beşinci yılın sonuna kadar talep edilmeyen emanet hesaplarındaki tutarlar bütçeye gelir kaydedilir. Gelir kaydedilen tutarlar, mahkeme kararı üzerine ödenir.
(2) Birliğin nakit mevcudunun tüm ödemeleri karşılayamaması halinde giderler, muhasebe kayıtlarına alınma sırasına göre ödenir. Ancak, sırasıyla kanunları gereğince diğer kamu idarelerine ödenmesi gereken vergi, resim, harç, prim, fon kesintisi, pay ve benzeri tutarlara, tarifeye bağlı ödemelere, ilama bağlı borçlara, ödenmemesi halinde gecikme cezası veya faiz gibi ek yük getirecek borçlara ve ödenmesi talep edilen emanet hesaplarındaki tutarlara öncelik verilir.
(3) İlgili olduğu mali yılın sonundan başlayarak beş yıl içinde alacaklıları tarafından geçerli bir mazerete dayanmaksızın, yazılı talep edilmediğinden veya belgeleri verilmediğinden dolayı ödenemeyen borçlar zamanaşımına uğrayarak birlik lehine düşer.
İKİNCİ BÖLÜM
Avans ve Mahsup İşlemleri
Avans ile ödeme
MADDE 10- (1) Harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla, gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans vermek suretiyle ödeme yapılabilir. Verilecek avansın üst sınırının belirlenmesinde, merkezi yönetim bütçe kanununda yıllık belirlenen miktarlar dikkate alınır.
(2) Avans, işi yapacak, mal veya hizmeti sağlayacak olan kişi veya kuruluşa ödenmek üzere, doğrudan mutemede verilir. Bir mutemede verilecek avans, birinci fıkrada belirlenen tutarı aşmamak koşuluyla bütçenin çeşitli tertiplerinden olabilir.
(3) Görevlilere yolluk ve diğer giderleri karşılığı ödenecek avanslar kendilerine veya şahsi mutemetlerine verilebilir.
(4) Avans hangi iş için verilmiş ise yalnızca o işte kullanılır.
(5) Mutemetler birlik adına harcama yapmak üzere muhasebe biriminin veznesi veya banka hesabından başka hiçbir yerden, hiçbir nam ile para alamazlar.
Avans verilebilecek gider türleri
MADDE 11— (1) Avans verilmek suretiyle yapılabilecek ödemeler şunlardır:
- a) Yılları merkezi yönetim bütçe kanununda belirlenen tutarın iki katına kadar olan mal ve hizmet alımları ile benzeri giderler için avans verilebilir.
- b) Birliğin seçilmiş ve atanmış görevlilerine yolluk karşılığı avans verilebilir. Bu avansların tutarı ve mahsup süreleri özel kanunlarındaki hükümlere tabidir.
- c) Yetkili mercilerce ödeme gününden önce ödenmesine karar verilen maaş ve ücretler avans olarak verilebilir.
Mutemet görevlendirilmesi
Madde 12— (1) Birlik için yalnızca bir mutemet görevlendirilir.
(2) Ayrıca, zorunluluk bulunması ve harcama yetkilisi onayında belirtilmesi koşuluyla;
- a) Taşıtların akaryakıt, yağ, bakım, onarım ve işletme giderleri,
- b) Bir bütün oluşturmakla birlikte, alınacak mal veya yapılacak işle ilgili olarak ayrı yerlerde sonuçlandırılması gereken vergi, resim, harç ödeme yükümlülükleri gibi özellik arz eden işlere ilişkin giderler için birden fazla mutemet görevlendirilebilir.
(3) Mutemetlerin ilk görevlendirilmelerinde ve değiştirilmeleri halinde adı, soyadı, görev unvanı, T.C. kimlik veya vergi kimlik numarası ve imza örneği harcama yetkilisi tarafından bir yazı ile muhasebe birimine bildirilir.
Avanslarda mahsup süresi ve sorumluluk
Madde 13- (1) Her mutemet avanslardan harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri bir ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlüdür.
(2) Mahsup süresi, avansın verildiği güne, takip eden ayda tekabül eden günün mesai saati bitiminde; sürenin bittiği ayda avansın verildiği güne tekabül eden bir gün yok ise, süre o ayın son gününün mesai saati bitiminde sona erer. Önceki avansla birlikte bu Yönetmeliğin 10 uncu maddesinin 1 inci fıkrasında belirtilen limiti aşmamak kaydıyla harcama yetkilisinin talimatıyla, bu süreler içinde getirilecek harcama belgeleri tutarında yeniden avans verilebilir.
(3) Avansın verildiği tarihten önceki bir tarihi taşıyan harcama belgeleri avansın mahsubunda kabul edilemez. Mahsup döneminde verilen harcama belgelerinin de, avans ödemesinin yapıldığı tarih ile en geç ait olduğu bütçe yılının son günü arasındaki tarihi taşıması gerekir.
(4) Mutemet, işin tamamlanmasından sonra, bir aylık sürenin bitimini beklemeden, son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde avans artığını iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorundadır.
(5) Mahsup işlemi yapılmadıkça aynı iş için avans ödemesi yapılamaz.
(6) Mutemetlerce süresi içinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri uygulanır. Kanunen geçerli bir mazereti olmaksızın avanslarını süresinde mahsup etmeyen mutemetler hakkında, ayrıca disiplin hükümlerine göre de işlem yapılır. Kurum içi veya kurum dışından görevlendirilenlere yolluk ve diğer giderleri karşılığı verilen avanslardan süresinde mahsup edilmeyenler hakkında özel kanunlarındaki hükümler uygulanır.
Avansların yıl sonunda mahsubu
Madde 14- (1) Mutemetler, mali yılın sonunda avanslarda bir aylık sürenin dolmasını beklemeksizin, mahsubunu yapmadıkları harcamalara ait belgeleri muhasebe yetkilisine verip, artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlüdürler.
(2) Mali yılsonuna kadar kapatılmayan veya mahsup döneminde mahsup edileceği muhasebeye bildirilmeyen avans tutarı, yılsonunda mutemet adına ilgili hesaba borç kaydedilerek avans hesabı kapatılır.
Avansların mahsup dönemine aktarılması
Madde 15- (1) Muhasebe birimine verilen mahsup belgelerinden incelenmesi yılsonuna kadar tamamlanamayan avans artıkları mahsup dönemine ödeneği ile birlikte devredilir.
(2) Malın teslim alındığı, hizmetin gördürüldüğü veya işin yaptırıldığı, ancak belgelerin mahsup döneminde verileceği, ilgili idare tarafından mali yılın sonuna kadar muhasebe birimine yazılı olarak bildirilen avans ödemeleri için de aynı şekilde işlem yapılır. Mahsup döneminde verilen harcama belgelerinin, avans ödemesinin yapıldığı tarih ile en geç ait olduğu bütçe yılının son günü arasındaki tarihi taşıması gerekir. Mahsup döneminde de kapatılamayan avans tutarı, dönem sonunda mutemet adına borç kaydedilerek avans hesabı kapatılır. Karşılığı ödenekler iptal edilir.
(3) Yılı bütçesine gider kaydedilmek üzere geçici ve sürekli görev yolluğu ile buna ilişkin diğer giderler karşılığı verilen avanslardan mali yılın sonuna kadar mahsubu yapılamamış olanlar hakkında da yukarıdaki fıkra hükmü uygulanır.
ÜÇÜNCÜ KISIM
BİRİNCİ BÖLÜM
Kullanılacak Belgeler
Ödeme belgeleri ve bağlanacak kanıtlayıcı belgeler
MADDE 16- (1) Ödeme belgesi bir nüsha düzenlenir. Bu nüsha, bu Yönetmelikte belirtilen eki kanıtlayıcı belgeler ile birlikte saklanmak üzere muhasebe birimine verilir.
(2) Kanıtlayıcı belgeler, kamu harcamalarının belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca düzenlenip onaylanan belgelerdir. Kesin veya avans şeklinde yapılacak birlik harcamalarında ödeme belgesi olarak bağlanacak kanıtlayıcı belgeler aşağıda belirtilmiştir.
- a) Kesin ödemelerde; bütçeden nakden veya mahsuben yapılacak kesin ödemelerde bu Yönetmelik ekindeki Ödeme Emri Belgesine harcamanın çeşidine göre bu Yönetmeliğin ilgili maddelerinde belirtilen belgeler kanıtlayıcı belge olarak eklenir.
- b) Avans suretiyle yapılacak ödemelerde harcama talimatı, ihale mevzuatına göre yapılacak alımlarda onay belgesi,
(3) Ödeme belgesinin birinci nüshasına, kanıtlayıcı belgelerin aslı veya yasal bir sebeple aslı temin edilemeyenlerin onaylı suretleri eklenir. Fatura ve ayniyat (ambar) giriş fişinin asıllarının eklenmesi esastır. Ancak, kaybolma, yırtılma, yanma gibi mücbir sebeplerle aslının temin edilemediği hallerde, fatura ve/veya ayniyat (ambar) giriş fişinin onaylı örnekleri eklenmek suretiyle ödeme yapılabilir. Onaylı suretlerin, onaylayan ilgili birim yetkilisinin adı, soyadı, unvanı, imzası ve resmi mühür ile onay tarihini taşıması gerekir.
(4) Elektronik ortamda oluşturulan ortak bir veri tabanından yararlanmak suretiyle yapılacak harcamalarda, veri giriş işlemleri gerçekleştirme görevi sayıldığından, ödeme belgesine ayrıca bu veriler kanıtlayıcı belge olarak eklenmez.
Taahhüt dosyası
MADDE 17- (1) İhale veya doğrudan temin usulüyle yapılacak her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin ödemelerde; onay belgesi, ihale komisyonu kararı, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesine göre doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılan alımlarda piyasa fiyat araştırması tutanağı veya söz konusu maddenin (a), (b) ve (c) bentleri kapsamında tek kaynaktan yapılan alımlara ilişkin olarak ihale mevzuatında belirle-nen standart form, sözleşme yapılması halinde sözleşme ve alıma ilişkin varsa diğer kanıtlayıcı belgeleri kapsayan taahhüt dosyası, ödemeden önce veya ilk hakkedişle birlikte biri asıl diğeri onaylı suret olmak üzere iki nüsha yada taahhüt olunan işin bedeli bir defada tahakkuk ettirildiği takdirde bir nüsha olarak saymana verilir.
(2) Taahhüt dosyasının asıl nüshası, ödeme emri belgesinin birinci nüshasına eklenir. Ancak, mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin bir defadan fazla tahakkuk ettirilmesi halinde, diğer ödemelerde bu Yönetmeliğin ilgili maddesinde sayılan belgelerden taahhüt dosyası dışındaki belgeler eklenir. Taahhüt dosyasının onaylı sureti ise, bir defadan fazla tahakkuk ettirilen hakkediş ödemelerinin kontrolü için muhasebe biriminde saklanır.
Hakkediş raporu
MADDE 18- (1) İhale veya doğrudan temin usulüyle yapılacak yapım işleri ile hizmet alımlarında, sözleşme ve/veya şartname hükümlerine göre yerine getirilen taahhütlerin bedellerinin ödenmesinde aşağıda belirtilen hakkediş raporları düzenlenir.
- a) Yapım İşleri Hakkediş Raporu (Örnek: 8): Bu rapor, yapım işlerinde yükleniciye ödenecek ara ve kesin hak ediş tutarının hesaplanmasına esas olan belgelerden oluşur. Yapım türüne göre ilgili sayfaları ve gerekli görülen diğer belgeler düzenlenerek yüklenici ve yapı denetim elemanlarınca imzalanır, yetkili makamca onaylanır.
- b) Hizmet İşleri Hakkediş Raporu (Örnek: 9): Bu rapor, hizmet işlerinde yükleniciye ödenecek ara ve kesin hak ediş tutarının hesaplanmasına esas olan belgelerden oluşur. Hizmet türüne ve işin özelliğine göre yalnızca ilgili sayfaları ve gerekli görülen diğer belgeler düzenlenerek yüklenici ve kontrol elemanlarınca imzalanır, birlik müdürünce onaylanır.
İKİNCİ BÖLÜM
Ödeme Yapılacak Kişiler
Ödemenin kimlere yapılacağı
MADDE 19- (1) Ödeme; gerçek kişilerde alacaklıya veya duruma göre vekiline, velisine, vasisine veya mutemedine; alacaklının ölümü halinde varislere; tüzel kişilerde ise kanuni temsilcilerine veya bunların tayin ettikleri vekillere; kayyım tayinini gerektiren durumlarda kayyıma yapılır.
(2) Ödemenin yapılacağı kişi aşağıda belirtilen belgelere göre tespit edilir:
- a) Vekillere yapılacak ödemelerde, vekilin alacaklı adına tahsile yetkili olduğuna ilişkin noterce düzenlenmiş vekâletname aslı, kurumca aslı gibidir kaşeli veya bunun noterce onaylanmış örneği.
- b) Velilere yapılacak ödemelerde, veli ve çocukların T.C. kimlik numaraları; mahkemece tayin edilmiş velilere yapılacak ödemelerde mahkeme ilamı.
- c) Vasilere yapılacak ödemelerde, vasi tayinine ilişkin mahkeme ilamı.
ç) Varislere yapılacak ödemelerde, veraset ilamı.
- d) Tüzel kişilerin alacaklarının kanuni temsilcilerine ödenmesinde, noterce onaylı imza sirküleri ile ilgilinin tahsile yetkili olduğunu gösteren belge; bunların tayin ettikleri vekillere yapılacak ödemelerde ise, sadece noterce düzenlenmiş vekâletname;
- e) Kayyımlara yapılacak ödemelerde, kayyım tayinine ilişkin mahkeme ilamı.
- f) Resmi kurum ve kuruluşların alacaklarının tahsili için görevlendirilenlere alındı karşılığı yapılacak ödemelerde, dairesince verilmiş, ilgilinin tatbiki imzasını içeren yetki belgesi.
- g) Herhangi bir alacağı temellük eden kişilere yapılacak ödemelerde, noterce onaylanmış alacak temliknamesi.
ğ) Birlik personelinin yolluk ve benzeri münferit alacakları ile birlik personeli olmayan kişilerin hizmetleri karşılığı gerçekleşen yolluk, ders ücreti, konferans ücreti ve benzeri alacaklarının mutemetlerine ödenmesinde, her ödemeyle ilgili Şahsi Mutemet Dilekçesi (Örnek: 10).
- h) Alacakların hak sahiplerinin banka hesaplarına aktarılması suretiyle ödenmesinde; alacaklının, harcama birimince onaylanmış yazılı talebi (Hak sahipleri tarafından düzenlenen fatura üzerinde alacaklının banka hesap numarasının yer alması halinde ayrıca yazılı talepleri aranmaz).
(3) Yukarıda sayılan belgelerden, (a), (b), (c), (ç), (d), ve (e) bentlerinde belirtilenler Vekâletname/İlam Kayıt Defterine (Örnek: 11) kaydedilerek muhasebe biriminde açılacak dosyada saklanır. İlgilinin durumu, her ödemeden önce kontrol edildikten sonra ödeme yapılır. Resmi kurum ve kuruluşların alacaklarının tahsili için görevlendirilenlere dairesince verilmiş yetki belge-si dışında, ödeme yapılacak kişileri belirleyen diğer belgeler ödeme belgesinin birinci nüshasına eklenir.
(4) Birliğin aleyhine sonuçlanan davalarla ilgili olarak karşı taraf lehine hükme bağlanan mahkeme masrafları ve avukatlık ücretinin ibraz olunan ilamda adı yazılı taraf vekillerine ödenmesinde de vekâletname aranmaz.
(5) Vekâletten veya temsilden azledilenler, azledenler tarafından muhasebe birimine yazılı olarak bildirilir. Vekâlet veya temsilden azletme yazıları geldiğinde, Vekâletname/İlam Kayıt Defterinin açıklamalar sütununa bu husus kaydedilerek, vekâletnamenin üzerine vekâletten azil yazısının tarih ve numarası yazılır.
(6) Birlik personelinin aylık, ücret ve düzenli olarak yapılan benzeri alacaklarının mutemetlere ödenmesine ilişkin görevlendirme yazıları, malî yılın ilk ayında ödeme belgesi ile birlikte muhasebe birimine verilir. Mutemet değişikliği halinde yeni mutemet ayrı bir görevlendirme yazısı ile muhasebe birimine bildirilir. Görevlendirme yazıları, muhasebe biriminde açılacak dosyalarda saklanır.
DÖRDÜNCÜ KISIM
Harcamanın Çeşidine Göre Aranacak Belgeler
BİRİNCİ BÖLÜM
Personel Giderleri
Huzur hakkı ödemeleri
MADDE 20- (1) Huzur hakkı ücretlerinin ödenmesinde, Çeşitli Ödemeler Bordrosu (Örnek: 12) ile birlikte üyelerin ad-soyadlarını ve katıldıkları toplantı sayısını gösterir birlik başkanınca onaylı liste ödeme belgesine eklenir.
(2) Süreklilik arz eden durumlarda, sözü edilen onay mali yılın ilk ödeme belgesine, değişiklik olması halinde ise değişikliği takip eden ilk ödeme belgesine eklenir.
İşçi ücretleri
MADDE 21– (1) 22.5.2003 tarihli ve 4857 sayılı İş Kanunu kapsamına giren işlerde çalı-şan işçilere ücret ve ücretle birlikte her ay yapılacak ödemelerde ödemenin türüne göre aşağıdaki belgeler aranır.
- a) Ücret ödemelerinde;
1) Personel Bildirimi
2) İlk işe başlama, yer değiştirme ve terfilerde, İşçi Hareketleri Onayı
3) İşçi Ücret Bordrosu (Örnek: 15)
Ödeme belgesine eklenir.
- b) Evlenme, aile, doğum ve ölüm yardımı ödemelerinde;
1) Evlenme Yardımı: Aile Yardım Bildirimi ödeme belgesine eklenir.
2) Aile Yardımı: Aylıklarla birlikte ödenen bu yardım, personelin ilk işe girişinde alınacak Aile Yardımı Bildirimine beyana dayanılarak ödenir. Bu bildirim, personelin aile yardımından yararlanan eş veya çocuk durumunda meydana gelen değişikliklerde yenilenir. Bildirimler, ödeme belgesinin ilk nüshasına eklenir.
3) Doğum Yardımı: Doğum olayının meydana geldiği yeri ve tarihi belirten ilgilinin dilekçesi ödeme belgesine eklenir.
4) Ölüm Yardımı: Ölüm olayının meydana geldiği yeri ve tarihi belirten ilgilinin dilekçesi ödeme belgesine eklenir. Normal süresinde ölü olarak doğan çocuklar için ödenecek ölüm yardımında, buna ilişkin raporun da aranması gerekir.
- c) Giyecek yardımı ödemelerinde; nakden yapılacak ödemelerde Çeşitli Ödemeler Bordrosu ödeme belgesine eklenir.
ç) Kıdem tazminatı ödemelerinde;
1) Harcama talimatı,
2) Hizmet cetveli,
3) Kıdem tazminatının hesaplanmasını gösteren belge,
4) Askerlik borçlanması varsa buna ilişkin belge,
5) Daha önce çalıştığı yerlerden ayrılırken kıdem tazminatı alıp almadığını gösterir belge,
6) Emekliye ayrılanlarda, Sosyal Güvenlik Kurumundan alınacak emekliliği hakkettiğine ilişkin belge ödeme belgesine eklenir.
- d) İhbar tazminatı ödemelerinde;
1) Harcama talimatı,
2) Hizmet cetveli,
3) İhbar tazminatının hesaplanmasını gösteren belge ödeme belgesine eklenir.
(2) İşçilerin fazla çalışma, ulusal bayram ve hafta tatili, genel tatil ile yıllık izin ücretlerinin ödenmesinde, ayrıca buna ilişkin onayın da aranması gerekir.
(3) Sendikalarla yapılan toplu sözleşmenin onaylı iki nüshası, yapılacak ödemelere esas olmak üzere dönem başında muhasebe birimine verilir. Toplu sözleşmenin bir nüshası ilk öde-meye ilişkin ödeme emri belgesinin birinci nüshasına eklenir.
İKİNCİ BÖLÜM
Yolluklar
Yurtiçi geçici görev yolluğu
MADDE 22- (1) Yurtiçi geçici görev yolluklarının ödenmesinde aşağıdaki belgeler ödeme belgesine eklenir.
- a) Görevlendirme yazısı veya harcama talimatı,
- b) Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi (Örnek: 17),
- c) Yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura.
Yurtdışı geçici görev yolluğu
MADDE 23- (1) Yurtdışı geçici görev yolluklarının ödenmesinde;
- a) Görevlendirme yazısı veya harcama talimatı,
- b) Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi,
- c) Yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura ödeme belgesine eklenir.
(2) Yatacak yer temini için alınan faturanın dairesince onaylanmış tercümelerinin de ödeme belgesine eklenmesi gerekir.
Yolluklara ilişkin diğer hükümler
MADDE 24- (1) Yolluklarla ilgili giderlerin ödenmesinde;
- a) Takip edilmesi gereken yolun dışında bir yoldan veya kullanılması gereken taşıt aracından başka bir araçla yolculuk yapılmasının zorunlu olduğu hallerde, yetkili makamdan alınacak onayın veya raporun,
- b) Uçakla yapılan seyahatlerde yolcu biletinin; bilette kayıtlı gidiş-dönüşten birisinin kullanılmaması nedeniyle biletin iadesi gerektiği takdirde gerçekleşen seyahat ücretini gösteren belgenin; yabancı heyet ve temsilcilerin ülkelerine dönüşlerinde uçak biletlerinin kendilerine verilmesi halinde ise söz konusu giderlerin tutarı ile kurumca karşılandığını belirten ve ilgili birim yetkilisince imzalanan belgenin,
- c) Taksi ile yapılan seyahatlerde (belediye hudutları dâhilindeki taksi ücretleri hariç) fatura veya perakende satış fişi veya ödeme kaydedici cihazlara ait satış fişinin,
ç) Geçici görev yolluklarının avans suretiyle ödenmesinde görevlendirme yazısı veya har-cama talimatının,
- d) 10.02.1954 tarihli ve 6245 sayılı Harcırah Kanununda belirtilen nedenlerden dolayı yo-la devam edememe halinde, gecikilen günlere ait gündeliklerin ödenebilmesi için, bu durumu kanıtlayan mülki veya askeri mercilerden alınacak belgenin,
- e) Geçici görevle başka bir yere görevlendirilip, sonradan görevlendirilmelerinden vazgeçilenlerin alınmış olan bilet ücretlerinin ödenmesinde, buna ilişkin yazı ile taşıt biletlerinin,
- f) Yurtiçi veya yurtdışı tedavi yolluklarının ödenmesinde; bulunduğu yer dışındaki bir tedavi kurumuna sevk edildiğine veya yurtdışında tedavisinin gerekli olduğuna ilişkin belgenin (Sevk edildikleri yerlere bir kimse refakatinde gitmesinin gerekli olduğu hallerde ise bu durum ayrıca belge üzerinde gösterilir.) ödeme belgesine eklenmesi gerekir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev Giderleri ve Hizmet Alım Giderleri
Mahkeme harç ve giderleri
MADDE 25- (1) Mahkeme harç ve giderlerinin ödenmesinde aşağıdaki ödeme belgeleri aranır.
- a) Mahkeme harçları ve giderlerine ilişkin ödemelerde;
1) Mahkeme, icra dairesi veya noterlikçe düzenlenen alındı,
2) Alındı verilemeyen hallerde; davayı kovuşturan tarafından düzenlenip ilgili mahkeme veya dairelerce onaylanan Mahkeme Giderleri Listesi (Örnek: 18) (Başka yerdeki mahkemelerde yürütülen yargılamalarda davayı kovuşturan tarafından yapılan posta giderleri için bu liste daire amirince onaylanır.).
- b) Kurum aleyhine sonuçlanan davalarla ilgili mahkeme ve icra harçları ile karşı taraf avukatına yapılacak vekâlet ücreti ödemelerinde;
1) Kanunları gereği ilamın icrası için kesinleşmiş olma şartı aranan hallerde kesinleşmiş mahkeme ilamı,
2) Yetkili merci tarafından icrasının geri bırakılmasına (yürütülmesinin durdurulmasına) karar verilmeyen mahkeme ilamı,
3) Davaya veya icraya intikal ettikten sonra veya intikal etmeden önce sulh yoluyla bir hakkın tanınmasından dolayı doğan borçların ödenmesinde, mahkeme kararı yerine mevzuatı gereği sulha yetkili makam veya merci kararı ve sulh name veya hakem kararı,
4) Karşı tarafın avukatına yapılacak vekâlet ücreti ödemelerinde fatura (Ödemenin doğrudan icra dairesinin vezne veya banka hesabına yapılması halinde serbest meslek makbuzu aranmaz.).
- c) 18.06.1927 tarihli ve 1086 sayılı Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanununun 415 inci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca yapılacak ödemelerde;
1) Alındı,
2) Alındı verilemeyen hallerde ilgili mahkeme veya dairelerce onaylanan Mahkeme Giderleri Listesi (Bu liste, başka yerdeki mahkemelerde yürütülen yargılamalara ilişkin olarak davayı kovuşturan tarafından yapılan posta giderleri için daire amirince onaylanır.),
3) Mahkeme kararı.
Vergi, resim, harç ve benzeri giderlere ilişkin ödemeler
MADDE 26- (1) İş veya mal veya hizmet satın alınması sırasında ödenen vergi, resim ve harçlar dışında kalan; taşıt vergileri, emisyon ölçüm giderleri, belediye resim ve harçları, noter harcı, muayene ve ruhsat harçları ve benzeri giderler ile diğer vergi, resim ve harç ödemelerinde;
- a) Harcama talimatı,
- b) Alındı
Ödeme belgesine eklenir.
Bilirkişilik, uzmanlık, tanıklık ve benzeri hizmet ücretleri
MADDE 27- (1) Bilirkişilik, uzmanlık, tanıklık ve benzeri hizmet ücretlerinin ödenmesin-de;
- a) Mahkeme kararı, muhakkik kararı veya yetkili organların kararı,
- b) Çeşitli Ödemeler Bordrosu
Ödeme belgesine eklenir.
Tarifeye bağlı ödemeler
MADDE 28- (1)Komisyon ücretleri ve kovuşturma giderleri, kamu kurum ve kuruluşlarınca veya kamu kurum ve kuruluşlarının denetim ve gözetimi altında bir imtiyaz hakkı dâhilinde özel hukuk tüzel kişilerince sunulan tekel niteliğindeki ilan, sigorta ile gazete, dergi, radyo, televizyon ve benzeri araçların abone giderlerinin ödenmesinde aşağıdaki ödeme belgeleri aranır.
- a) Komisyon ücretlerinin ödenmesinde;
1) Harcama talimatı,
2) Fatura (Banka komisyon ücretlerinde dekont).
- b) Kovuşturma giderlerinin ödenmesinde;
1) Mahkeme kararı veya yetkili organların kararı,
2) Çeşitli Ödemeler Bordrosu,
- c) İlan giderlerinin ödenmesinde;
1) Harcama talimatı,
2) Fatura,
3) İlanın hangi tarihte ve hangi yayın aracıyla (radyo, televizyon ve benzeri araçlar) yapıldığına ilişkin yazı veya tutanak,
4) Basılı yayınlarda (gazete, dergi ve benzeri yayınlar) ilanın yapıldığı gazete veya derginin nüshası.
ç) Sigorta giderlerinin ödenmesinde;
1) Harcama talimatı,
2) Sigorta poliçesi veya zeyilname.
- d) Gazete, dergi, radyo, televizyon ve benzeri araçların abone giderlerinin ödenmesinde;
1) Harcama talimatı,
2) Fatura.
Kurs ve toplantılara katılma giderleri
MADDE 29- (1) Kamu kurum ve kuruluşları ile meslek teşekkülleri, dernek ve vakıflar tarafından düzenlenen kurs ve toplantılara katılanların katılma giderlerinin ödenmesinde;
- a) Harcama talimatı veya görevlendirme yazısı,
- b) Fatura, fatura düzenlenemeyen hallerde katılma ücretini gösteren belge,
- c) Kurs ve toplantıya iştirak edildiğine ilişkin belge
Ödeme belgesine eklenir.
(2) Harcama talimatı veya görevlendirme yazısı veya birlik başkanı onayının malî yılın ilk ödemesine ait ödeme belgesine eklenmesi gerekir.
Avukatlık hizmet bedelleri
MADDE 30- (1) Avukatlık hizmet bedellerinin ödenmesinde dava ile ilgili yapılan masraflara ait fatura ödeme belgesine eklenir.
Makine, teçhizat, taşıt, demirbaş bakım ve onarım giderleri
MADDE 31- (1) Makine, teçhizat, taşıt, demirbaş bakım giderleri ile bunların her türlü onarımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde;
- a) Taahhüt dosyası,
- b) Fatura,
Ödeme belgesine eklenir.
Ulaştırma ve haberleşme giderleri
MADDE 32- (1) Ulaştırma ve haberleşme giderlerinin ödenmesinde aşağıdaki belgeler aranır.
- a) Kamu kurum ve kuruluşlarınca veya kamu kurum ve kuruluşlarının denetim ve göze-timi altında bir imtiyaz hakkı dâhilinde özel hukuk tüzel kişilerince sunulan tekel niteliğindeki telefon, teleks, tele faks ile ilgili her türlü hat ve benzeri ulaştırma ve haberleşme araçlarının kul-lanım ve abone giderleriyle telgraf ve posta pulu bedellerinin ödenmesinde;
1) Fatura (Yurtiçi ve yurtdışı şehirlerarası telefon görüşme bedellerinin resmi-özel ayrımını gösterir, kullanıcının beyanına dayalı olarak birlik başkanınca onanmış fatura) ödeme belgesine eklenir.
- b) Tekel niteliğinde olmayan veya ihale mevzuatına göre temin edilen telefon, teleks, tele faks ve benzeri ulaştırma ve haberleşme araçlarının her türlü hat kullanım ve abone giderlerinin ödenmesinde;
1) Taahhüt dosyası,
2) Fatura (Yurtiçi ve yurtdışı şehirlerarası telefon görüşme bedellerinin resmi-özel ayrımını gösterir, kullanıcının beyanına dayalı olarak birlik başkanınca onanmış fatura) ödeme belgesine eklenir.
- c) Bir bağlantıyla ulaşılan (telefon, kablo, internet vb.) televizyon ve benzeri araçların abone giderleri ile bilgisayar haberleşmesi ve haber ajansları abonelik giderleri gibi bilgiye abonelik giderlerinin ödenmesinde;
1) Taahhüt dosyası,
2) Fatura
Ödeme belgesine eklenir.
Taşıma giderleri
MADDE 33- (1) Taşıma giderlerinin ödenmesinde, taşımanın çeşidine göre aşağıdaki belgeler aranır.
- a) İhale suretiyle yapılan taşıma giderlerinin ödenmesinde;
1) Taahhüt dosyası,
2) Fatura,
3) Hizmet İşleri Hakkediş Raporu,
Ödeme belgesine eklenir.
- b) Tarifesi belli araçlarla yapılan taşıma giderlerinin ödenmesinde;
1) Onay belgesi,
2) Fatura
Ödeme belgesine eklenir.
Kiralar
MADDE 34- (1) Kira bedellerinin ödenmesinde, kiralamanın çeşidine göre aşağıdaki belgeler aranır.
- a) Taşınmaza ilişkin kira bedellerinin ödenmesinde;
1) Taahhüt dosyası,
2) Fatura
Ödeme belgesine eklenir.
- b) Makine, alet, araç ve taşıt kira bedelleri ile bilgisayar sistemleri ve yazılımları kira bedellerinin ödenmesinde;
1) Taahhüt dosyası,
2) Fatura,
Ödeme belgesine eklenir.
Çeşitli hizmet alımları
MADDE 35- (1) İhale veya doğrudan temin usulüyle yapılan sulama, temizlik, bakım, onarım, tarımsal mücadele, ağaçlandırma, erozyon kontrolü, danışmanlık, araştırma ve geliştirme, muhasebe, şoför, elektrik teknisyeni, anket, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, kurs, sergi, organizasyon, koruma ve güvenlik, sigorta, etüt ve proje, harita, basım ve yayım, fotoğraf, film alımları, bilgisayar hizmet alımları (gayri maddi hak olarak alınan yazılım ve donanımlar hariç) ve benzeri hizmet alımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde;
- a) Taahhüt dosyası,
- b) Fatura (sigorta giderlerinin ödenmesinde sigorta poliçesi veya zeyilname),
Ödeme belgesine eklenir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Temsil ve Tanıtma Giderleri
Temsil, ağırlama, tören, fuar ve tanıtma giderleri
MADDE 36- (1) Temsil, ağırlama, tören, fuar, tanıtma ve benzeri faaliyetlerle ilgili olarak yapılacak her türlü mal ve hizmet alımı ile yapım işlerine ilişkin giderlerin ödenmesinde, bu Yönetmeliğin ilgili maddelerinde belirtilen belgeler aranır.
(2) Yabancı konuk ve heyetlerin ağırlanması amacıyla görevlendirilecek personel ve ilgili yönetmeliklere göre görevlendirilecek mihmandarlar tarafından yapılan temsil ve ağırlama giderlerinin ödenmesinde;
- a) Harcama talimatı,
- b) Fatura, perakende satış fişi veya ödeme kaydedici cihazlara ait satış fişi ve adisyon,
- c) Mihmandar Hesap Cetveli (Örnek: 19),
Ödeme belgesine eklenir.
(3) Ziyafete ilişkin temsil ve ağırlama giderlerinin ödenmesinde alınacak harcama talimatında, davetli ve misafirlerin sayısı ile mihmandarın yapacağı harcamaların neleri kapsayacağı belirtilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Mal, Malzeme ve Gayri maddi Hak Alım Giderleri
Tüketim mal ve malzemeleri, demirbaş, makine, teçhizat ve taşıt alım giderleri
MADDE 37- (1) Her türlü tüketim mal ve malzemeleri ile demirbaş, makine, teçhizat ve taşıt alımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde;
- a) Taahhüt dosyası,
- b) Fatura,
- c) Muayene ve kabul komisyonu tutanağı,
ç) Ayniyat giriş (ambar) fişi (Örnek: 20)
Ödeme belgesine eklenir.
(2) Yurtdışından yapılacak alımlarda yukarıdaki belgelere ilaveten;
- a) Dövizin bankaca yurt dışına transfer edildiğine ilişkin belge,
- b) Taşıma senedi (konşimento)
Ödeme belgesine eklenir.
(3) Yurtdışından yapılan satın almalarda ödenen vergilerin idarece geri alınması halinde, fatura aslı yerine onaylı örneği aranır.
Elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketim giderleri
MADDE 38- (1) Elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketim giderlerinin ödenmesinde;
- a) Kamu kurum ve kuruluşlarınca veya kamu kurum ve kuruluşlarının denetim ve göze-timi altında bir imtiyaz hakkı dâhilinde özel hukuk tüzel kişilerince sunulan tekel niteliğindeki elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketim giderleri ile abone giderlerinin ödenmesinde, fatura ödeme belgesine eklenir.
1) Taahhüt dosyası,
2) Fatura
Ödeme belgesine eklenir.
(2) Farklı bütçeli dairelerle aynı binanın ortaklaşa kullanımı halinde elektrik, su, doğalgaz ve benzeri tüketimler yalnız bir ölçü aletiyle ölçülüyor ise fatura yerine, fatura sureti ile her daireye isabet eden tüketim bedeli tutarını gösterir belgenin ve sözleşmenin ödeme belgesine eklenmesi gerekir.
ALTINCI BÖLÜM
Taşınmaz Mal Alımları, Kamulaştırma Bedelleri ve Onarım Giderler
Taşınmaz mal alım bedelleri
MADDE 39- (1) Taşınmaz mal alım bedellerinin ödenmesinde aranılacak belgeler aşağıda belirtilmiştir.
- a) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümlerine göre yapılacak alımlarda;
1) Taahhüt dosyası,
2) Tapu senedi veya çaplı tasarruf vesikasının onaylı örneği
Ödeme belgesine eklenir.
- b) 21.07.1953 tarihli ve 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri uyarınca teferruğ yoluyla elde edilen taşınmaz bedellerinin ödenmesinde;
1) Teferruğa karar veren makamın yazısı,
2) Satış komisyonu kararı,
3) Tapu senedi veya çaplı tasarruf vesikasının onaylı örneği
Ödeme belgesine eklenir.
Kamulaştırma bedelleri
MADDE 40- (1) 04.11.1983 tarihli ve 2942 sayılı Kamulaştırma Kanunu uyarınca yapılacak kamulaştırma bedellerinin ödenmesinde;
- a) Satın alma usulü uygulanarak yapılacak kamulaştırmalarda;
1) Kamulaştırma kararı,
2) Kıymet takdir komisyonu kararı,
3) Malik veya yetkili temsilcisi ve uzlaşma komisyonu tarafından imzalanmış tutanak,
4) Taşınmazın idare adına ferağının verildiğine ilişkin resmi senedin onaylı örneği
Ödeme belgesine eklenir.
- b) Satın alma usulünün uygulanmadığı kamulaştırmalarda;
1) Kamulaştırma kararı,
2) Kıymet takdir komisyonu kararı,
3) Bedelde taraflarca mahkemede anlaşmaya varıldığı durumlarda, idarenin anlaşma yapıldığına ilişkin yazısı,
4) Tarafların bedelde anlaştığı veya tarafların anlaşamaması halinde hâkim tarafından tespit edilen kamulaştırma bedelinin (bedeli taksitle ödenmek üzere yapılan kamulaştırmalarda ilk taksitin) hak sahibi veya zilyedi adına bankaya yatırılması veya ileride belli olacak veya hak sahipliğini ispat edecek kişi adına bankada bloke edilmesi hususunda idareye süre verildiğine ilişkin mahkeme talimatı ödeme belgesine eklenir.
Yapı, tesis ve onarım giderleri
MADDE 41- (1) Yapı, tesis ve onarım giderlerinin ödenmesinde;
- a) Taahhüt dosyası,
- b) Fatura, ödeme belgesine eklenir.
YEDİNCİ BÖLÜM
Borçlanma Maliyet Giderleri
Faiz, ıskonto ve diğer borçlanma giderleri
MADDE 42– (1) Borçlanmalara ilişkin faiz, ıskonto ve diğer borçlanma giderlerinin ödenmesinde aşağıda belirtilen belgeler aranır;
- a) Ödeme planı,
- b) Meclis kararı,
- c) Dış kaynak gerektiren projelerde Hazine Müsteşarlığının görüşü,
ç) Yapılan ödemenin ayrıntısını gösteren, ilgili birimce onaylı cetvel,
(2) Meclis kararı ilk ödemeye ilişkin ödeme belgesine eklenir.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Transfer Harcamaları
Katılma payı, sermaye teşkilleri, yardım ve benzeri ödemeler
MADDE 43- (1) Katılma payı, sermaye teşkilleri, yardım, pay, hane halkına yapılan transferler ve benzeri ödemelerde aşağıdaki belgeler aranır.
- a) Kurumlara katılma payları, sermaye teşkilleri, iktisadi transfer ve yardımlar ile malî transferlere ilişkin ödemelerde;
1) İlgili mevzuatın yetkili kıldığı makam onayı,
2) Anlaşmaya bağlı ödemelerde, sözleşme veya protokol
Ödeme belgesine eklenir.
Dernek, birlik, sandık, kurum, vakıf ve benzeri teşekküllere yapılacak ödemeler
MADDE 44- (1) Dernek, sandık, kurum, vakıf ve benzeri teşekküller ile kurumun yemek servislerine yardım mahiyetinde yapılacak ödemelerde, birlik başkanının onayı ödeme belgesine eklenir.
ONUNCU BÖLÜM
Diğer Giderler
4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesi kapsamındaki alımlar
MADDE 45- (1) Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesi kapsamında yapılacak alım bedellerinin ödenmesinde aşağıda belirtilen belgeler aranır.
- a) Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (a) fıkrasında belirtilen ürün alım bedellerinin ödenmesinde;
1) Onay belgesi,
2) Fatura,
3) Düzenlenmesi gereken hallerde sözleşme,
4) Gereken hallerde muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge,
5) Ayniyat giriş (ambar) fişi
Ödeme belgesine eklenir. Ayrıca alım bedellerinin bir defadan fazla tahakkuk ettirilmesi halinde Onay Belgesi ve yapılmış ise sözleşme ilk ödemeye ait ödeme belgesine eklenir.
- b) Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (c) bendine göre uluslararası anlaşmalar gereğince sağlanan dış finansman ile yaptırılacak olan ve finansman anlaşmasında farklı ihale usul ve esaslarının uygulanacağı belirtilen mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin giderlerin tahakkuk veya ödenmesinde, gider türleri itibarıyla Yönetmeliğin ilgili maddelerinde belirtilen belgelerin ödeme belgesine eklenmesi esastır. Bu belgelerden yabancı dilde düzenlenmiş olanların idarelerince onaylı Türkçe tercümeleri fatura aslı ile birlikte ödeme belgesine eklenir, diğer belgelerin asılları ise idarelerinde saklanır. Sağlanan dış finansmanla yaptırılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin olarak düzenlenen taahhüt dosyasına onay belgesi yerine harcama talimatı ile birlikte;
1) Hazine Müsteşarlığının görüşü,
2) Şartnameler (teknik şartname hariç),
3) İlanın yapıldığına ilişkin tutanak,
4) Kredi anlaşmasında öngörülmüş ise kreditör onay belgesi,
5) Teminata ilişkin alındının onaylı örneği,
6) Karara ilişkin damga vergisi alındısı,
7) Ayrıca, kullanılan dış finansmanın bütçeleştirildiğine ilişkin 11.07.2002 tarihli ve 24812 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Dış Proje Kredilerinin Dış Borç Kaydı, Bütçeleştirilmesi ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik uyarınca düzenlenen bildirim formları, taahhüt dosyasının verileceği ve gönderileceği yerler ile nüsha sayıları hakkında bu Yönetmeliğin 16 ncı maddesi hükümleri uygulanır.
- c) Uluslararası sermaye piyasalarından yapılacak borçlanmalara ilişkin her türlü danışmanlık ve kredi derecelendirme hizmet bedellerinin ödenmesinde Yönetmeliğin "Çeşitli Hizmet Alımları" başlıklı 34 üncü maddesinde belirtilen belgeler aranır. Bu belgelerden yabancı dilde düzenlenmiş olanların idarelerince onaylı Türkçe tercümeleri fatura aslı ile birlikte ödeme belgesine eklenir, diğer belgelerin asılları ise idarelerinde saklanır.
ç) Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (e) fıkrasında sayılan kuruluşlardan yapılan mal ve hizmet alım giderlerinin ödenmesinde;
1) Onay belgesi,
2) Kamu ihale mevzuatında belirtilen parasal limiti aşan mal ve hizmet alımlarında alım komisyonu kararı,
3) Düzenlenmesi gereken hallerde protokol,
4) Fatura,
5) Mal ve malzeme alımlarında ayniyat (ambar) giriş fişi,
6) Gereken hallerde muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge,
7) Hizmet alımlarında Hizmet İşleri Hakkediş Raporu,
Ödeme belgesine eklenir. Ayrıca mal ve hizmet bedellerinin bir defadan fazla tahakkuk ettirilmesi halinde, onay belgesi ile protokole eklenmesi gereken alımlarda protokol ilk ödemeye ait ödeme belgesine eklenir.
- d) Devlet Malzeme Ofisinden yapacakları alımlarda;
1) Onay Belgesi,
2) Fatura,
3) Gereken hallerde muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge,
4) Ayniyat giriş (ambar) fişi
Ödeme belgesine eklenir.
(2) Mal ve malzeme alım bedellerinin bir defadan fazla tahakkuk ettirilmesi halinde, onay belgesi ilk ödemeye ait ödeme belgesine eklenir.
Borç ödemeleri
MADDE 46- (1) Mahkemelerce kurum tarafından ödenmesi hükme bağlanan borçlar ile kuruma emanet olarak bırakılan veya emanet olarak tahsil olunan paraların kamu görevlilerince zimmete geçirilmesinden doğan borçların ödenmesinde aşağıda belirtilen belgeler aranır.
- a) İlama bağlı borçların ödenmesinde;
1) Kanunları gereği ilamın icrası için kesinleşmiş olma şartı aranan hallerde kesinleşmiş mahkeme ilamı,
2) Yetkili merci tarafından icrasının geri bırakılmasına (yürütülmesinin durdurulmasına) karar verilmeyen mahkeme ilamı,
3) Davaya veya icraya intikal ettikten sonra veya intikal etmeden önce sulh yoluyla bir hakkın tanınmasından dolayı doğan borçların ödenmesinde, mahkeme ilamı yerine mevzuatı gereği sulha yetkili makam veya merci kararı ve sulh name veya hakem kararı,
4) Karşı tarafın avukatına yapılacak vekâlet ücreti ödemelerinde fatura (Ödemenin doğrudan icra dairesinin vezne veya banka hesabına yapılması halinde serbest meslek makbuzu aranmaz.)
Ödeme belgesine eklenir.
- b) 09.06.1932 tarihli ve 2004 sayılı İcra ve İflas Kanunu uyarınca icra dairesine tevdi veya bu dairece tahsil olunan veya muhafaza altına alınan paraların ilgili memur tarafından zimmete geçirilmesinden doğan borç ödemelerinde;
1) Soruşturmayı yapan Cumhuriyet savcılığı yazısı,
2) Paranın icra dairesine yatırıldığına ilişkin belge
Ödeme belgesine eklenir.
BEŞİNCİ KISIM
Çeşitli Hükümler
BİRİNCİ BÖLÜM
Ortak Hükümler
4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendine göre yapılacak alımlar
MADDE 47- (1) 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendine göre doğrudan temin usulüyle yaptırılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin ödemelerinde;
- a) Onay Belgesi,
- b) Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı veya ihale komisyonu kararı,
- c) Düzenlenmesi gerekli görülmüş ise sözleşme,
ç) Fatura,
- d) Muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge,
- e) Mal ve malzeme alımlarında, ayniyat (ambar) giriş fişi
Ödeme belgesine eklenir.
(2) Söz konusu alım bedellerinin ödenmesinde aranılacak belgelere ilişkin diğer hükümler aşağıda belirtilmiştir.
- a) Yurtdışından yapılacak tüketim malı, malzeme, demirbaş, makine, teçhizat ve taşıt alımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde birinci fıkrada belirtilen belgelere ilaveten;
1) Dövizin bankaca yurt dışına transfer edildiğine ilişkin belge,
2) Taşıma senedi (konşimento)
Ödeme belgesine eklenir.
- b) Yurtdışından yapılan satın almalarda ödenen vergilerin idarece geri alınması halinde, fatura aslı yerine onaylı örneği aranır.
- c) Alımı bir merkezden yapılan ancak alım yapılan merkez dışındaki birimlere teslim edilen mal ve malzemeler için, birimlerin teslim aldıklarına ilişkin belgelere dayanılarak alımı yapan merkezce düzenlenen ayniyat giriş fişi ödeme belgesine eklenir.
ç) Tercüme ücreti ödemeleri ile elektrik, su, doğalgaz ve ulaştırma, haberleşme giderlerinin ödenmesinde muayene ve kabul işleminin yapıldığına ilişkin belge aranmaz.
- d) Yurtdışından yaptırılacak taşıma işlerine ait giderlerin ödenmesinde, birinci fıkrada belirtilen belgelere ilaveten;
1) Taşıma senedinin (konşimento) aslı,
2) Bilgisayar sistemi bulunmayan idarelerce yürütülen işlemlerde teslim kâğıdının (ordino) onaylı bir örneği
Ödeme belgesine eklenir.
(3) Bilgisayar sistemi bulunan idarelerde taşıma senedinin alıcı nüshasının aslı teslim kağıdı hükmündedir.
(4) Mal ve hizmet alım bedelleri ile yapım işi bedellerinin bir defadan fazla tahakkuk ettirilmesi halinde, diğer ödemelerde onay belgesi, piyasa fiyat araştırması tutanağı veya ihale komisyonu kararı ile düzenlenmiş ise sözleşme dışındaki belgeler aranır
Kamu ihale mevzuatına göre yapılan alımlarda aranacak diğer belgeler
MADDE 48- (1) Kamu ihale mevzuatına göre yapılan mal ve hizmet alımları ile yapım işleri bedellerinin ödenmesinde, bu Yönetmeliğin ilgili maddelerinde sayılan belgelerden başka, duruma göre aşağıda belirtilen belgeler de ödeme belgesine eklenir. Söz konusu belgelerin onaylı birer nüshaları muhasebe biriminde saklanan taahhüt dosyalarına eklenmek üzere ayrıca alınır.
- a) Sözleşmelerin devri halinde devir sözleşmesi,
- b) Süre uzatımı verilmesi halinde, buna ilişkin karar ve onay,
- c) Kesin kabul farklarının ödenmesinde kesin hesap belgeleri,
ç) Sözleşmede öngörülmeyen iş artışının zorunlu hale gelmesi ve bu artışın yüklenicisine yaptırılması halinde buna ilişkin onay belgesi ve ek kesin teminata ilişkin belge.
Vize veya uygun görüş alınması gereken hallerde aranacak belgeler
MADDE 49- (1) Birliğin yapacağı harcamalarda, ilgili mevzuatında vize veya uygun görüş alınmasının belirtildiği hallerde, duruma göre vize yazısı veya cetveller ile uygun görüş yazıları ilk ödemeye ait ödeme belgesine eklenir.
Ayniyat giriş fişine ilişkin istisnai hükümler
MADDE 50- (1) Ayniyat giriş (ambar) fişi, aşağıda belirtilen taşınır mal alımlarında ödeme belgesine eklenmez. (Ayniyat giriş (ambar) fişi elektronik ortamda düzenlenebilir.)
- a) Satın alındığı andan itibaren tüketimi yapılan elektrik, su, doğalgaz, kum, çakıl, bahçe toprağı, bahçe gübresi ve benzeri madde alımları,
- b) Makine, cihaz, taşıt ve iş makinelerinin servislerde yapılan bakım ve onarımlarında kullanılan yedek parçalar ile doğrudan taşıtların depolarına konulan akaryakıt, likit gaz (LPG) ve yağ alımları,
- c) Dergi ve gazete gibi süreli yayın alımları ile arşivlenme niteliği olmayan kütüphane materyal alımları,
ç) Kısa sürede tüketilen mutfak tipi tüpler ve yangın söndürme tüplerine yapılan gaz dolumları ile yazıcı kartuşlarının dolumlarına ilişkin alımlar.
(2) Ancak, bunlardan ihtiyaç duyulduğunda kullanılmak üzere satın alınarak depolanan ya da arşivlenenler için ayniyat giriş fişi aranır. Ciltlemeye tabi tutulacak süreli yayınlarda ciltletildikten sonra ayniyat giriş fişi düzenlenir. Makine ve taşıtların doğrudan depolarına konulan akaryakıt ve akaryakıt ürünleri alımlarında; aracın plaka ve kilometresi, teslim alan görevlinin adı soyadı ve imzası ile alınan ürünün cinsi, birim fiyatı ve tutarı bilgilerini kapsayan Akaryakıt ve Akaryakıt Ürünleri Alım Fişi veya Fişlerin dökümü ödeme belgesine eklenir.
İKİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler
Belge düzeni
MADDE 51- (1) Yönetmelik eki belgeler, aynı bilgileri kapsamak koşuluyla, ebadına ve şekil şartına bağlı kalmaksızın basılı olarak veya elektronik ortamda düzenlenebilir.
Hüküm bulunmayan haller
MADDE 52- (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller ile Yönetmeliğin uygulanması sırasında doğabilecek tereddütlere ilişkin olarak 31.12.2005 tarihli ve 26040 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümleri ile Maliye Bakanlığınca merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri için belirlenen usul ve esaslar uygulanır.
Yürürlük
MADDE 53- (1) Bu Yönetmelik, 24.04.2013 tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 55- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Birlik Başkanı yürütür.